Overal waar projectmatig wordt gewerkt, wordt gebruik gemaakt van projectplanningen. Wat is een projectplanning, hoe maak je er één en waarom is het kiezen van de juiste planning software hierbij zo belangrijk? Je leest het in deze blog.

Wat is een projectplanning?

Een projectplanning is een planning die aangeeft hoeveel tijd er nodig is om te werken aan een bepaald project. Hierbij wordt niet alleen rekening gehouden met de tijd die werknemers nodig hebben voor bepaalde activiteiten, maar ook met speelruimte voor onverwachte factoren. Dat zorgt ervoor dat je projectplanning realistisch is én blijft.

Waarom is een projectplanning essentieel?

Projectplanningen zijn essentieel in verschillende soorten organisaties, aangezien er bijna overal projectmatig gewerkt wordt. Door te werken met een projectplanning wordt inzichtelijk hoe de verschillende projectonderdelen met elkaar samenhangen en welke dingen er nodig zijn om het project tot een goed eind te laten komen. Dat voorkomt nare verrassingen en schept duidelijkheid.

Hoe maak je een goede projectplanning?

Om een goede projectplanning te maken is het aan te raden de volgende vaste stappen aan te houden.

1.     Verzamel alle activiteiten

Ten eerste ga je alle activiteiten verzamelen die nodig zijn om het project te kunnen afronden. Dit kan je doen aan de hand van een plan van aanpak of door te werken met projectfasen. Projectfasen zijn vaste stappen die in elk project terug komen en waar vaste activiteiten aan gekoppeld zijn. Er bestaan verschillende indeling voor projectfasen, maar de meest voorkomende indeling is de volgende:

Initiatiefase
Het bedenken en plannen van het project. Wat zijn de doelstellingen van het project? Wat moet er in grote lijnen gebeuren?

Definitiefase
Het vastleggen van definitieve taken binnen het project. Aan welke eisen moet het eindresultaat voldoen? Welke activiteiten zijn daar allemaal voor nodig?

Ontwerpfase
Het vormgeven van het eindresultaat van het project. Hoe komt dat eindresultaat er uit te zien?

Voorbereidingsfase
Het organiseren van het project. Wat moet er allemaal geregeld worden om het eindresultaat te behalen? Wie moeten hiervoor ingepland worden?

Realisatiefase
Het realiseren van het project. Hier vallen dus alle taken onder waarin het eindresultaat daadwerkelijk wordt gerealiseerd.

Nazorgfase
Alle afrondende taken om het project goed af te kunnen ronden. Wat is er nodig voor oplevering? Wat is het beste moment voor oplevering of overdragen van het project?

In deze fase hoef je je nog niet dood te staren op deze fasen, dat komt in de stap hieronder. De projectfasen kunnen voor nu vooral dienen als inspiratie voor het verzamelen van activiteiten.

2.     Bepaal de volgorde van alle activiteiten

Als je alle activiteiten hebt bedacht en verzameld die nodig zijn voor het afronden van het project, dan is het tijd om hier een volgorde in aan te brengen. Dat kun je doen aan de hand van de bovenstaande projectfasen of door middel van een netwerkplanning, waarmee je inzichtelijk maakt welke activiteiten met elkaar samenhangen. Door activiteiten op deze manier te groeperen krijg je een duidelijker overzicht van welke activiteiten van elkaar afhangen en wat er gedaan moet worden voor het project de volgende fase kan bereiken.

3.     Bepaal de tijd die nodig is per activiteit

Nadat alle activiteiten zijn verzameld en gegroepeerd, ga je vaststellen hoeveel tijd er nodig is voor elke activiteit. Dat doe je zowel in het aantal uur dat elke taak in beslag neemt, als in de tijd die nodig is om eventuele feedback te verwerken. Wanneer je binnen je project te maken hebt met externe projecten, dan hou je hier rekening mee voor het bepalen van de tijd die nodig is voor elk project. Door vaste uren te koppelen aan activiteiten, wordt bovendien inzichtelijk hoe lang elke projectfase in beslag neemt.

4.     Maak je projectplanning definitief

Als je alle informatie hebt verzameld die je nodig hebt, kun je aan de slag met het daadwerkelijk vormgeven van je projectplanning: het inplannen. Koppel activiteiten aan medewerkers en stel deadlines vast.

Projectplanning maken met planning software

Het maken van een projectplanning kun je handmatig doen in bijvoorbeeld Excel. Dat kost echter enorm veel tijd en vergroot de kans op fouten. Om het je makkelijker te maken bestaan er verschillende soorten software voor het maken van projectplanningen. Benieuwd naar de voordelen van projectplanning software? We hebben ze hieronder voor je verzameld.

Meteen beginnen met de zoektocht naar de perfecte projectplanning software voor jouw organisatie? Maak hier een gratis account aan

Bespaar tijd

Het grootste voordeel van projectplanning software is dat het je ontzettend veel tijd bespaart. Handmatig alle informatie moeten invullen en bijhouden is nu namelijk verleden tijd. Kies vaste onderdelen voor elk project en koppel daaraan de juiste activiteiten. Bij elk toekomstig project kun je deze vaste instellingen zo overnemen en hoef je alleen nog maar de planning te controleren. Dat scheel tijd én moeite en vermindert de kans op fouten. De tijd die je bespaart door middel van planning software, kun je nu gebruiken om daadwerkelijk aan het project te besteden.

Veel keuze- en integratiemogelijkheden

Een ander groot voordeel van projectplanning software is dat er veel keuze- en integratiemogelijkheden zijn. Zo kun je planning software koppelen aan je urenregistratiesysteem en/of je boekhouding. Zo weet het systeem meteen wanneer er aan welke taken gewerkt is en zijn alle relevante gegevens op één plek verzameld. Daarnaast kun je qua lay-out binnen planning software vaak alle kanten op. Wil je een projectplanning weergeven in horizontale balken of stroken op basis van de af te ronden taken of wil je juist per medewerker kunnen zien wat er gedaan moet worden? Met projectplanning software kan het allemaal.

Geeft overzicht én inzicht

Projectplanning software geeft je het overzicht dat je nodig hebt om elk project tot een succesvol einde te brengen. Je ziet eenvoudig welke taken nog open staan, wie daar verantwoordelijk voor is, en welke deadlines behaald moeten worden. En door middel van notificaties zie je nooit meer iets over het hoofd. Door middel van de meestal aanwezige analysefunctie verkrijg je bovendien veel inzichten over het verloop van projecten in de organisatie en kom je erachter waar de pijnpunten zitten.

Succesvollere projecten

Na het opsommen van deze voordelen kunnen we er kort over zijn: door middel van projectplanning software maakt je projecten niet alleen overzichtelijk, het leidt ook tot meer succesvolle projecten. Je bespaart namelijk tijd, integreert je planningen eenvoudig met andere systemen en behoudt zo het overzicht dat je nodig hebt om op tijd bij te sturen. Mislukte projecten en steeds weer opgeschoven deadlines behoren nu tot problemen uit het verleden.

Hoe kies je de juiste projectplanning software?

Nu je de voordelen kent van projectplanning door middel van planning software, vraag je je waarschijnlijk af welke software het beste werkt voor jouw organisatie. Het aanbod aan aanbieders van projectplanning software is echter enorm, en elk programma kent zijn eigen functies en toepassingen. Hoe kies je dan de beste software? Helaas is het niet haalbaar om één planning softwareprogramma uit te roepen tot beste keuze. De ambities, wensen en eisen vanuit organisaties verschillen hiervoor namelijk te veel. Toch wil je zeker zijn van het juiste programma. Een foute investering in planning software kost namelijk niet alleen verloren tijd, het kan je organisatie ook veel geld kosten – en dat wil je voorkomen.

Planningsoftwareselect helpt bij de selectie van projectplanning software

Op zoek naar de juiste projectplanning software voor jouw organisatie en kun je wel wat hulp gebruiken? Voorkom een foute investering van tijd en geld in planning software die je niet optimaal gaat gebruiken en gebruik de online selectietool van Planningsoftwareselect. Zo vind je sneller én slimmer de beste planning software voor jouw organisatie. Meteen beginnen? Maak hier gratis een account aan.

Planningsoftwareselect is een initiatief van Planbizz, een ervaren team van onafhankelijke planningsexperts dat organisaties ondersteunt bij de keuze en implementatie van de beste planningssoftware. Meer weten? Check onze over ons pagina of neem contact met ons op.