Personeelsplanning maken met planning software
Personeelsplanning is eigenlijk zoals het woord het al zegt: het plannen van personeel. Het plannen van personeel gaat echter verder dan alleen het maken van een werkrooster. Hoe werkt personeelsplanning? En waarom zou je een personeelsplanning maken met planning software?
Wat is personeelsplanning?
Personeelsplanning is het zo optimaal mogelijk af stemmen van de personeelsbehoefte en de beschikbaarheid van je personeel. Je zorgt er dus voor dat het juiste personeel op de juiste plek en op het juiste moment aanwezig is.
Personeelsbehoefte
De personeelsbehoefte is grofweg de inschatting van de hoeveelheid personeel die nodig is om een bepaalde hoeveelheid en soort werkzaamheden te kunnen doen. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de tijdsduur waarin dit personeel nodig is en welke soort personeel nodig is (in termen van kwaliteiten en vaardigheden). Ten slotte kan de verdeling van personeel over afdelingen of teams ook invloed hebben op de personeelsbehoefte.
Personeelsbeschikbaarheid
De personeelsbeschikbaarheid wordt bepaald door het aantal en soort medewerkers dat beschikbaar is in een organisatie én door het aantal uren dat zij beschikbaar zijn. Maar ook zaken als verlofaanvragen, ziekmeldingen en wettelijke regelingen rondom werktijden en pauzes hebben invloed op de personeelsbeschikbaarheid (zeker voor organisaties waarin in ploegendienst gewerkt wordt).
De drie niveaus van (strategische) personeelsplanning
Een zo’n optimaal mogelijke personeelsplanning maken vraagt om meer dan alleen de informatie uit de personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid. Strategische personeelsplanning houdt ook rekening met de (lange termijn) plannen van een organisatie. Binnen personeelsplanning zijn er dan ook drie niveaus te onderscheiden: strategisch, tactisch en operationeel. In de ideale situatie doorloopt een organisatie elke fase.
Strategische personeelsplanning
De strategische personeelsplanning gaat over de personeelsbehoefte op de lange termijn (drie-vijf jaar). Wat is de missie en strategie van jouw organisatie? En welk personeelsbestand hoort er bij die plannen? Je kijkt hierbij dus naar welke stappen er nodig zijn om je huidige personeelsbestand te laten aansluiten bij de plannen voor de lange termijn.
Tactische personeelsplanning
In de tactische personeelsplanning gaat het om plannen op de middellange termijn (1 jaar). Dit zijn eigenlijk de strategische doelstellingen van hierboven door vertaald naar plannen op de kortere termijn. Hierbij gaat het om het zo wendbaar mogelijk maken van het huidige personeelsbestand.
Operationele personeelsplanning
De operationele personeelsplanning gaat meer om een concrete uitwerking van de plannen van een organisatie en om het afstemmen van personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid zoals hierboven uitgelegd. Het draait om het koppelen van de klantvraag aan het benodigde aantal diensten verdeeld over het aantal medewerkers. De uitwerking hiervan zijn uiteindelijk werkroosters.
Hoe maak je een goede personeelsplanning?
Een personeelsplanning maken kan op verschillende manieren, elk met zijn eigen voordelen. Veel organisaties beginnen met het maken van een planning via Excel. Hoewel het voordeel van Excel is dat het gratis is omdat je organisatie deze software vaak al gebruikt, kent het veel beperkingen. Een handigere manier voor het maken van een (operationele) personeelsplanning is door middel van planning software.
Personeelsplanning maken met planning software
Een (operationele) personeelsplanning maken met planning software is niet alleen makkelijker, het bespaart je ook nog eens tijd én geeft je zinvolle inzichten in je organisatie.
Bespaar tijd
Planning software maakt het mogelijk om verschillende systemen met elkaar te integreren zoals het personeelsbestand en het verlofregistratiesysteem. Zo houdt planning software automatisch rekening met de dienstverbanden én verlofaanvragen van je medewerkers. Ook kan planning software instellingen zoals standaarddiensten automatisch herhalen binnen de werkroosters. Daarnaast kunnen meerdere planners samenwerken in hetzelfde systeem, zodat je nooit meer dubbel werk hoeft te doen.
Overal beschikbaar
Het grote voordeel van planning software is dat het software is. Daarmee is het overal toegankelijk én is er ook vaak een app beschikbaar. Zo kunnen medewerkers overal hun werkrooster bekijken en verlofaanvragen indienen. Afhankelijk van de wensen van je organisatie is het ook mogelijk om medewerkers zelf diensten te laten ruilen.
Meer inzicht
Een ander groot voordeel van planning software is dat het je heel veel zinvolle inzichten in je organisatie geeft. Niet alleen op het gebied van personeel kan planning software nuttige prognoses en rapporten geven, ook op het gebied van budget verkrijg je zo de nodige inzichten. Past ons huidige personeelsbestand bij onze lange termijn plannen? Hoe groot is het ziekteverzuim in onze organisatie? Deze inzichten zijn weer nodig om de strategische personeelsplanning te kunnen bepalen.
Bespaar geld
Planning software maakt het mogelijk om maximale budgetten in te stellen, zowel in tijd als in salaris. Gaat het rooster over dit budget heen? Dan krijgt de planner een seintje. Daarnaast zorgt een optimale personeelsplanning ervoor dat onder- en overbezetting voortaan verleden tijd zijn. Dat bespaart ook weer onnodige kosten. Met de inzichten uit de alinea hierboven kan vervolgens op de lange termijn nog meer bespaard worden.
Hoe kies je de beste planning software voor personeelsplanning?
De voordelen van het gebruik van planning software voor het maken van de personeelsplanning zijn dus enorm. Maar hoe kies je nou de beste planning software? Het aanbod is namelijk enorm en een foute keuze brengt de nodige risico’s met zich mee. Een verloren investering van tijd en geld is wel het laatste waar je als organisatie op zit te wachten.
Vind de beste planning software voor personeelsplanning met Planningsoftwareselect.nl
Zo’n verloren investering van tijd en geld voorkomen? Kies dan voor de 100% onafhankelijke online selectietool van Planningsoftwareselect.nl. Zo vind je sneller én slimmer de beste planning software voor de personeelsplanning van jouw organisatie. Maak hier een gratis account aan en begin jouw zoektocht.
Planningsoftwareselect is een initiatief van Planbizz, een ervaren team van onafhankelijke planningsexperts dat organisaties ondersteunt bij de keuze en implementatie van de beste planningssoftware. Meer weten? Check onze over ons pagina of neem contact met ons op.